ホワイトボードを活用しよう

※社内メールマガジンに書いた文章を修正したものです

会議や打ち合わせでホワイトボード、使ってますか? 「割と使ってるんじゃないかな…」と思っても、もっともっと使うようにしてみましょう。私はホワイトボード大好き人間で、昔から何かというとホワイトボードに書きます。一人でホワイトボードに書いて考えることもあります。

ホワイトボードの効用は2つあります。1つは、共通理解が促進されること。話し合いの過程では、どんな事実があるか、どんな課題があるか、どんな意見が出たか、何が決まったかなどの状況が刻々と変わっていきます。それらについてメンバー間で理解を合わせ続けるのは、口で話しているだけでは至難の業です。それらをホワイトボードに書いて目に見える形で共有することにより、共通理解を大きく助けることになります。

きれいにまとめようと考える必要はありませんので、とにかく出たことを書いてみましょう。余裕が出てきたら図や絵を描いたり色の使い方を工夫したりするとわかりやすくなります。最後に要点をまとめた上で写真を撮れば、それが議事録の代わりにもなります。

2つ目の効用は、メンバーの参加度が上がることです。書いたものが目の前で刻々と更新されていくことにより、話に参加しやすくなりますし、眠気も少しは減るでしょう。ここでおすすめしたいのは、席のレイアウトを工夫すること。可能なら全員がホワイトボードに向かって座る形にしましょう。少人数の打ち合わせなら、机をなくして椅子だけでホワイトボードに向かうのもよいです。みんなでキャンバスに絵を描いていく感じで話し合いを進められます。

さらに、ホワイトボードを使った会議をどう進めるか、ファシリテーターとしてはどう関わったらいいかを学ぶには、以下の本がおすすめです。

著者のちょんさんは、ホワイトボード・ミーティングを広める活動をされています。私もワークショップに参加したことがあるのですが、「ホワイトボードを活用すれば会議は必ずよくなる。そしてこれはスキルなので、練習すれば必ず身につけることができる」という信念を持っておられるのには感銘を受けました。

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